Phòng làm việc (Workspace)

Phòng làm việc - bộ phận, chức năng

• Tổ chức (organization) cung cấp cái nhìn tổng thể đầy đủ toàn bộ tổ chức, nhưng khi làm một phần việc nào đó thì ở đó lại quá nhiều thông tin, mất thời gian tìm kiếm.

• phòng làm việc (workspace) là cách sắp xếp tập trung, tinh gọn thông tin cho từng tính chất công việc, từng vị trí làm việc. vào đó sẽ có đầy đủ những thông tin liên quan đến việc mình cần làm, và không bị lẫn lộn với các thông tin khác không cần thiết.

Ví dụ có thể tạo các phòng làm việc riêng cho các công việc như: bán hàng, tuyển dụng, đề xuất - phê duyệt. mở mỗi phòng làm việc đó ra đều có đủ các công việc, dữ liệu, tính năng cần thiết để làm việc, bao gồm:

• Các mảng việc (space) liên quan

• Các bộ lọc (filter) liên quan

• Các báo cáo (dashboard) liên quan

Bản chất đây đều là các dữ liệu công việc được tạo ra và nằm tổng thể ở Tổ chức (organization), chỉ là nó được kéo đường tắt về riêng ở một phòng làm việc cho tập trung, không lẫn với những thứ khác thôi.

Tổ chức (organization) là cấu trúc tổng chung của công ty, còn phòng làm việc (workspace) thì mỗi cá nhân, bộ phận có thể tùy ý tạo linh hoạt theo nhu cầu, và có thể chia sẻ, cấp quyền cho những người liên quan vào dùng.

PHÒNG LÀM VIỆC

Workspace (phòng làm việc): workspace là một khái niệm cực kì thú vị và hữu ích của Luklak, và rất ít app bên ngoài có tính năng này. Workspace cho phép bất kì người dùng cá nhân nào, từ rất nhiều đối tượng tổng chung của công ty (space, filter, dashboard) có thể chọn lọc ra những dữ liệu mình cần hoặc liên quan đến một phần việc nào đó, gom hết vào một nơi gọi là workspace. Để từ đó về sau khi làm phần việc đó thì chỉ cần mở đúng workspace đó ra là: vừa có đầy đủ các dữ liệu, đối tượng liên quan đến làm việc đó, lại vừa tập trung làm việc đó một cách hiệu quả vì không bị xen lẫn các dữ liệu khác không liên quan đến việc đang làm.

Trong 1 phòng làm việc sẽ bao gồm các yếu tố:

• Mảng việc: Bao gồm các mảng việc có liên quan đến nội dung công việc mà phòng làm việc cần thực hiện và hoàn thành. Bằng việc đưa hết các mảng việc đó vào phòng làm việc sẽ giúp các thành viên, những người thực hiện công việc đó có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm các đầu việc cần phải thực hiện và hoàn thành

• Bộ lọc: Đưa những bộ lọc vào phòng làm việc sẽ hỗ trợ các thành viên thấy được chi tiết các loại mục với các trường dữ liệu hiện đang quan tâm dựa theo các yếu tố mà phòng làm việc đã thêm vào trước đó tùy vào nhu cầu công việc

• Báo cáo: Có sẵn các loại báo cáo công việc mà các thành viên trong phòng làm việc cần quan tâm và chú ý. Hỗ trợ các thành viên có thể thấy được tiến độ công việc, các thông tin đã được tổng hợp và xử lý để sử dụng trong công việc, hỗ trợ đưa ra các quyết định, kế hoạch kịp thời, phù hợp và chính xác nhất

Người dùng có thể tạo cho mình một phòng làm việc bằng các bước dưới đây

Bước 1: Đưa chuột đến biểu tượng Phòng làm việc hoặc nhấn chọn biểu tượng Phòng làm việc

Bước 2: Nhấn chọn Tạo phòng mới

Bước 3: Hệ thống hiển thị lên hộp thoại Tạo phòng làm việc gồm có 2 phần Nguồn dữ liệu và Thông tin chung

Bước 4: Tại phần Nguồn dữ liệu, người dùng sẽ thêm bớt các Mảng việc, Bộ lọc và Báo cáo có liên quan và cần được quan tâm bởi các thành viên trong Phòng làm việc

Bước 5: Tại phần Thông tin chung người dùng sẽ nhập tên phòng làm việc và mô tả về phòng làm việc. Sau đó, người dùng nhấn chọn Tạo phòng làm việc

Tại phòng làm việc vừa tạo, người dùng có thể truy cập đến các mảng việc, bộ lọc và báo cáo đã thêm vào trước đó. Đồng thời cũng có thể thêm bớt các yếu tố này tùy theo tính chất công việc

Để thêm một mảng việc (bộ lọc, báo cáo), đưa chuột đến vị trí mảng việc và nhấn chọn dấu +

Để xóa bớt một mảng việc (bộ lọc, báo cáo), đưa chuột đến vị trí mục cần xóa, nhấn chọn biểu tượng cài đặt và chọn Loại bỏ

Bên cạnh các mảng việc, các mục đã có trong phòng làm việc, người dùng cũng có thể lưu lại những mục mà mình đặc biệt chú ý và quan tâm bằng cách cho chúng vào mục gắn sao. Bằng cách đó, người dùng chỉ cần vào phần mục gắn sao là có thể thấy được những mục đã thêm vào trước đó.

Để thực hiện, người dùng di chuyển chuột đến vị trí các mục muốn gắn sao, sau đó nhấn chọn biểu tượng ngôi sao

Phòng làm việc

Bạn có thể chia tổ chức trên Luklak thành các chức năng và khu vực khác nhau, trong từng chức năng và khu vực có các mảng việc khác nhau. Việc này giúp cho từng phòng ban, chức năng, nhóm làm việc trong công ty, cơ quan của bạn có danh sách công việc độc lập với nhau.Mỗi người dùng có thể nhìn thấy các mảng việc riêng ở từng khu vực khác nhau. Để tiện lợi và dễ dàng sắp xếp công việc của người dùng thì ta có thể sử dụng phòng làm việc.

Phòng làm việc là đối tượng giúp từng người dùng sắp xếp công việc của mình.

Người dùng có thể tạo phòng làm việc của riêng mình, gộp nhiều mảng việc liên quan thành phòng làm việc.

Dưới đây là hình vẽ thể hiện phòng làm việc trong tổ chức LukLak

Người dùng có thể tạo phòng làm việc của riêng mình, gộp nhiều mảng việc liên quan trong các khu vực thành phòng làm việc.

Ví dụ sử dụng phòng làm việc:

Người quản lý đối ngoại khu vực Hà Nội có thể gộp các Mảng việc: Marketing HN, Sales HN thành một Phòng làm việc (Phòng HN)

Người quản lý Marketing chung của công ty có thể gộp các Mảng việc: Marketing HN, Marketing ĐN, Marketing SG thành một Phòng làm việc (Phòng Marketing)

Tạo phòng làm việc

Để tạo 1 phòng làm việc mới cần làm theo các bước sau:

Vào Tổ chức (organization), click vào “quản lý phòng làm việc” ở cuối trang bên trái

B1: Ở phần quản lý phòng làm việc chọn tạo phòng làm việc

B2: nhập tên phòng làm việc cần tạo tại màn hình vừa xuất hiện

B3: Cấu hình phòng làm việc bằng cách click vào nguồn dữ liệu

• Để thêm các mảng việc vào phòng làm việc chọn “thêm bớt” ở mảng việc

• Để thêm các bộ lọc vào phòng làm việc chọn “thêm bớt” ở bộ lọc

B4: khi click vào “thêm bớt” ở mảng việc màn hình sẽ hiển thị như sau

Tích chọn những mảng việc bạn muốn xuất hiện trong phòng làm việc.

Nếu như các mảng việc quá nhiều có thể tìm kiếm bằng chức năng mảng việc đó, bằng cách click vào chức năng, chọn chức năng trong mảng việc cần thêm

B5: sau khi tạo lựa chọn xong mảng việc chọn click theo chỉ dẫn để thêm mảng việc vào phòng làm việc

Với bộ lọc ta có thể làm các bước tương tự như phòng làm việc

B6: Sau khi tạo thêm xong mảng việc và bộ lọc click vào tạo phòng làm việc để thêm phòng làm việc mới.

Xem phòng làm việc

Để xem các phòng làm việc hiện có trên LukLak ta làm theo các bước

B1: vào Tổ chức (organization), click vào “quản lý phòng làm việc” ở cuối tràn bên trái

B2 màn hình phòng làm việc hiện ra

Tương tự như bộ lọc ở đây ta có thể thấy tất cả phòng làm việc, phòng làm việc gắn sao và phòng làm việc gần đây

• Để xem cấu tạo của phòng làm việc click vào “cài đặt”

• Ở đây có thể thấy cấu tạo của bộ lọc gồm các mảng việc và bộ lọc

• Để xem tất cả phòng làm việc click vào phòng làm việc cần xem

• Khi đó màn hình sẽ xuất hiện các loại mục có trong trong các mảng việc, với phòng làm việc t có thể xem tất cả các loại mục của các mảng việc hoặc lựa chọn chỉ xem loại mục của 1 mảng việc bằng cách chọn mảng việc ở phần mảng việc trong phòng làm việc.

  
• Có thể kết hợp dùng với bộ lọc trong phòng làm việc để thu gọn phạm vi tìm kiếm loại mục mà mình muốn