Universal Automation
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Automation là một đối tượng phổ quát (universal) trên toàn hệ thống, bất kì ở đâu, chức năng công việc nào cũng có thể dùng automation để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, xử lý các logic công việc, thực hiện các hành động tự động. universal automation cũng cho phép kết nối dữ liệu, luồng công việc xuyên suốt ở mọi bộ phận làm việc, mọi chức năng trên app để có mức độ xử lý sâu rộng hơn, thông suốt hơn cho công việc. còn với các phần mềm thế hệ 2 như base, misa, 1office thì automation chỉ là một phần trong app workflow, nó có khả năng kết nối với dữ liệu ở chỗ khác nhưng ở mức rất hạn chế, chạy chậm và dễ xảy ra lỗi vì bản chất automation đó không phải thứ phổ quất toàn hệ thống, mà chỉ nằm trong workflow thôi.
CLICK ẢNH ĐỂ PHÓNG TO XEM KĨ
khác với phần mềm thế hệ 2 như zoho, base, misa, 1office, nơi mà
mỗi con chức năng công việc được tách rời thành một app riêng lẻ, dẫn tới mỗi công ty đó đều làm khoảng ~40 con app khác nhau, khá kinh dị cho người dùng
chỉ có 1 con app duy nhất trong ~40 con đó có tính năng workflow & automation (thường được gọi tên là quy trình, tiến trình)… là cài đặt được tự động hóa, còn ~39 con app chức năng công việc còn lại thì không thể
có một phạm vi nhỏ con app automation riêng lẻ kia tác động được tới các con app khác, nhưng nó cũng tương tự như khái niệm “tích hợpˮ. cơ bản ngay từ đầu khi sinh ra thì đó đã là các con app rời rạc riêng lẻ không liên quan đến nhau, nên sau đó mới phải cố gắng tìm cách “tích hợpˮ, kết nối lại. thì phần tích hợp kết nối đó cũng không được sâu rộng, thường chỉ thông được tầm 30% dữ liệu & tính năng, và người dùng khi thực sự làm việc sâu thì vẫn phải chuyển qua lại làm việc trực tiếp trên từng app.
khi kết nối với một số app khác nhau thì mỗi app đó lại có tính năng, cấu hình dữ liệu cách làm riêng dẫn tới việc cài đặt phức tạp, mất nhiều thời gian tìm hiểu.
việc kết nối automation rời rạc này cũng thường hay bị sai lỗi, sót dữ liệu, chạy chậm
luklak unified & universal là ứng dụng thế hệ 3, nên workflow của luklak là
universal workflow với các tính chất:
automation cho phép
một automation rule (quy tắc tự động hóa) sẽ gồm 3 thành phần cài đặt chính:
làm… có thêm bộ lọc dựa trên NQL để tinh lọc chỉ bắt các sự kiện đáp ứng được các điều kiện, tiêu chí nhất định.
các hành động tự động thực hiện trong luklak:
các hành động kết nối với bên ngoài đang được làm:
lulak automation cung cấp logic rẽ nhánh sâu rộng, linh hoạt
if/esle: rẽ 2 nhánh hành động dựa trên kết quả đúng sai của 1 điều kiện lọc. cài đặt nhanh chóng.
multi-paths: rẽ theo nhiều nhánh khác nhau, dựa trên nhiều điều kiện khác nhau.
là tính năng khá đặc thù và sâu của luklak, ít ứng dụng nào có automation cho việc này.
automation rule thường sẽ chạy các hành động trên mục kích hoạt (trigger issue) đáp ứng trigger & condition. và branching cho phép rẽ nhánh thực hiện các hành động tự động có liên quan đến mục kích hoạt (trigger issue), bao gồm:
các mục được lọc tùy ý theo nql parent/ child issue
tất các issue được tạo ra trong quá trình chạy một automation rule issue mới nhất được tạo ra trong quá trình chạy
các issue được kết nối FUNCTIONAL ACCOUNT
đây là tính năng rất mạnh và đặc biệt của luklak, rất hiếm ứng dụng làm
automation cho đầu tư sâu đến mức này. functional account là tài khoản chức năng (khác với tài khoản người dùng - user) chuyên dùng để chạy các automation rule, để đảm bảo đúng phân quyền:
đủ quyền để truy cập đủ các dữ liệu và thực hiện các hành động cần thiết
không cho vượt quyền xử lý dữ liệu ngoài phạm vi cho phép, dẫn tới các lỗ hổng về bảo mật dữ liệu.
các app khác mà automation không có automation account thì sẽ phải dùng 2 loại tài khoản cực hữu để chạy các automation rule:
dùng tài khoản cá nhân của nhân sự (user): thì khó truy cập hết dữ liệu, và rule của người này tạo ra sẽ khó ứng dụng được cho người khác
dùng tài khoản hệ thống (system account) thì tài khoản này thường có quyền truy cập dữ liệu toàn hệ thống. nếu cá nhân (user) bất kì được dùng tài khoản này thì có thể làm lộ hoặc xóa các dữ liệu mà bình thường họ không có quyền truy cập.
functional account của luklak sẽ hoạt động như sau:
admin sẽ tạo các functional account dành riêng cho các bộ phận, mảng việc. và sẽ cấp quyền cho phép những user nhất định được chọn và dùng tài account này cho automation.
admin cấp quyền truy cập dữ liệu cho các functional account này thông qua permission scheme như bình thường, để đảm bảo các tài khoản sử dụng sẽ không bao giờ vượt quá quyền truy cập được phép.
phổ quát và có sẵn trên toàn hệ thống, ở bất kì chức năng, ứng dụng nào được tạo ra
có khả năng tương tác và kết nối thông suốt với tất cả các ứng dụng, dữ liệu, đầu việc ở bất kì đâu
các chức năng khác nhau của luklak đều được tạo nên từ universal object duy nhất, nên cấu trúc dữ liệu cách làm là phổ quát giống nhau, có thể kết nối tương tác luôn được với nhau, chỉ cần tìm hiểu một lần là dùng dễ dàng cho mọi nơi.
tự động hóa sâu rộng và linh hoạt các công việc, luồng, dữ liệu, logic cần xử lý kết nối tương tác với các hệ thống bên ngoài
tăng hiệu suất và chất lượng công việc;g iamr sự phụ thuộc vào cảm xúc và sai sót cá nhân
trigger (event & condition): định nghĩa điểm khởi để kích hoạt khởi chạy một quy tắc tự động hóa nào đó. ví dụ có thể dựa trên hành động một đầu việc dữ liệu mới được tạo ra, một công việc được chuyển trạng thái hoặc chuyển người
advanced logic: cung cấp các logic xử lý đa dạng và linh hoạt theo các nhu cầu khác nhau, ví dụ như if/ else, multi paths, branching
automated action: là các hành động được tự động hóa, bao gồm cả các hành động trong nội bộ hệ thống luklak (như cập nhật trường, chuyển trạng thái, gửi tin nhắn chat…) cho đến các hành động kết nối với bên ngoài (gửi webhook, gửi email, zalo…)
create issue/ sub issue/ checklist change status
update field link issue
send chat message to space chat, issue chat, private chat các hành động kết nối với bên ngoài:
gửi email
gửi tin nhắn zalo oa (đang làm) gửi sms tới số điện thoại
tích hợp với n8n để thực hiện hành động ở các app khác gửi webhook/ api
