Các quy tắc Automation phổ biển

Cảnh báo trùng lặp/check trùng

Tình huống: Khi nhập dữ liệu khách hàng từ nguồn bên ngoài (ví dụ: file Google Sheet, API...) vào Luklak, có thể xảy ra tình huống khách hàng bị trùng lặp đã tồn tại trong hệ thống.

Hướng xử lý:

• Sử dụng Số điện thoại của khách hàng làm điều kiện kiểm tra.

Nếu số điện thoại trùng với một khách hàng đã có trong Luklak:

• Không tạo bản ghi mới. Thay vào đó, cập nhật trường “Lịch sử hoạt động” (hoặc một trường đã được định nghĩa kiểu dữ liệu đoạn văn bản).

Nếu số điện thoại không trùng:

• Tạo mới một bản ghi khách hàng mới.

Cộng dồn/Trừ dồn

Việc quản lý tài chính, theo dõi công nợ, tính toán các khoản phiếu thu/chi hay cộng/trừ dồn thường đòi hỏi nhiều thao tác thủ công và dễ gây sai sót. LUKLAK Universal Automation giúp bạn tự động hóa hoàn toàn các quy trình này, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Ứng dụng thực tế

• Quản lý hợp đồng: Tự động tính tổng giá trị, điều chỉnh trạng thái thanh toán

• Theo dõi công nợ: Cập nhật số dư khi phát sinh phiếu thu/chi

• Quản lý quỹ: Tự động cộng/trừ số dư khi có giao dịch

• Tính giờ làm việc: Cộng dồn thời gian làm việc theo nhân viên hoặc dự án

Thông qua liên kết (Object Connection)

Thông qua trường chọn mục (Object Picker field)

Thay đổi giá trị cần cộng/trừ dồn (thông qua Action Menu với biến số)

Tình huống ứng dụng: Sửa đổi giá trị phiếu thu -> cần thay thế số tiền cũ bằng số tiền mới -> cập nhật chính xác tổng số tiền trên Hợp đồng

Thay đổi giá trị cần cộng/trừ dồn (thông qua Object Picker)

Sumup với Velocity

Bài toán: Quản lý Phiếu thu trong Công nợ

• Tại mục Công nợ, người dùng sẽ có thể chọn các Phiếu thu tương ứng từ danh sách hiện có.

• Khi người dùng chọn các Phiếu thu trong mục Công nợ:

• Hệ thống sẽ tự động cộng dồn số tiền từ các Phiếu thu được chọn để hiển thị vào trường "Tổng số tiền".

• Đồng thời, tại từng Phiếu thu, hệ thống sẽ hiển thị thông tin đã được liên kết với mục Công nợ nào, giúp dễ dàng truy vết và kiểm soát mối liên hệ hai chiều.

Lấy dữ liệu từ một mục (Object) khác

Tình huống ứng dụng: Lấy dữ liệu cần sử dụng từ mục được chọn, gán/biến đổi/sử dụng trong mục khác. Ví dụ:

• Quy trình đề xuất ngân sách

  • Khi chọn dự án trong đề xuất chi → tự động lấy thông tin ngân sách, người phụ trách, mã dự án

• Quản lý nhân sự và dự án

  • Khi chọn nhân viên vào dự án → tự động lấy thông tin vị trí, phòng ban, mức lương giờ

• Quản lý khách hàng và hợp đồng

  • Khi chọn khách hàng trong hợp đồng → tự động lấy địa chỉ, người đại diện, mã số thuế

Kết nối mục bằng bộ lọc (thông qua smart value)

Tình huống ứng dụng: Thực hiện hành động kết nối đến mục liên quan, thông qua việc có chung 1 giá trị trường dữ liệu. VD:

• Quản lý khách hàng và giao dịch

  • Tự động liên kết giao dịch mới với khách hàng hiện có dựa trên số điện thoại/email

  • Đảm bảo lịch sử giao dịch luôn gắn với đúng khách hàng

• Quản lý tài sản và vị trí

  • Tự động liên kết tài sản với địa điểm dựa trên mã vị trí

  • Dễ dàng theo dõi tài sản theo từng địa điểm

Đổi người làm (assignee) hàng loạt

Tình huống sử dụng: Mỗi khi đến 1 lịch trình nhất định (hàng ngày, tuần...), kiểm tra các công việc cần theo dõi & đổi người làm nếu muốn. Ví dụ:

Cảnh báo và phân công lại khi task trễ hạn

• Tự động phát hiện task quá hạn chưa hoàn thành

• Thông báo cho người quản lý

• Tự động phân công lại cho người có thẩm quyền xử lý

Phân công task theo lịch trình

• Tự động đổi người phụ trách theo lịch làm việc

• Đảm bảo công việc luôn có người theo dõi trong ca trực

• Thông báo cho người nhận nhiệm vụ mới

---

Đưa đối tượng liên kết vào trường chọn đối tượng (hàng loạt)

Bối cảnh & Bài toán thực tế

Trong giai đoạn đầu thiết lập hệ thống, đội ngũ của bạn thường dùng tính năng 🔗 Kết nối Đối tượng (Liên kết tự do) để nối nhanh một 🧊 Khách hàng với một hoặc nhiều 🧊 Phiếu thu. Thao tác này rất linh hoạt và dễ dùng cho cá nhân.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhu cầu vận hành tinh gọn đòi hỏi hệ thống phải tự động tính tổng doanh thu trên từng khách hàng, lọc danh sách công nợ, hoặc đồng bộ dữ liệu tài chính sang ERP. Lúc này, những liên kết tự do không còn đáp ứng được. Bạn bắt buộc phải quy chuẩn chúng thành Trường Chọn Đầu việc (Object Picker Field) để tạo ra một cấu trúc dữ liệu chặt chẽ và thông suốt.

Tại sao cần chuyển đổi từ dạng Liên kết Đầu việc sang Trường Chọn Đầu việc?

• Mở khóa sức mạnh truy vấn: Dữ liệu nằm trong trường chuẩn giúp bạn tận dụng tối đa 🔍 UQL để lọc (Ví dụ: Tìm mọi Khách hàng có Trường Phiếu thu trống).

• Nền tảng cho Báo cáo: Dữ liệu có cấu trúc cho phép hệ thống tính toán (Sum/Count) và hiển thị trực quan trên Dashboard.

• Tự động hoá & Tích hợp: Các hệ thống bên ngoài hoặc các luồng tự động hoá tiếp theo dễ dàng đọc/ghi dữ liệu khi nó là một trường cố định.

Bức tranh Tổng thể: 3 Phương pháp thực thi

Thay vì cập nhật thủ công hàng ngàn hồ sơ cũ, Luklak cung cấp cho bạn công cụ ⚙️ Tự động hoá Phổ quát để xử lý hàng loạt. Tuỳ thuộc vào tình trạng dữ liệu hiện tại, bạn có thể chọn 1 trong 3 cách sau:

Cách 1: Quét Phiếu thu -> Cập nhật lên Khách hàng

Dành cho trường hợp: 2 Đầu việc đã có sẵn liên kết trực tiếp trên hệ thống.

Thay vì đứng từ Khách hàng để tìm Phiếu thu, ta sẽ đặt Tự động hoá Lịch trình đứng từ Phiếu thu, quét sang Khách hàng được liên kết, sau đó lấy chính ID của Phiếu thu đó (sử dụng biến $trigger.key) ghi thẳng vào Trường Chọn Đầu việc trên hồ sơ Khách hàng.

# Thiết lập luồng Cập nhật Trường dữ liệu trực tiếp


## Section 1: Chuẩn bị Trường dữ liệu
! Important: Tại cấu hình Chức năng Khách hàng, hãy đảm bảo bạn đã tạo một "Trường Chọn Đầu việc" (chỉ định tới Mảng việc Phiếu thu) và BẬT tính năng "Chọn nhiều" (Multiple).

1. Truy cập Mảng việc Phiếu thu


2. Tạo Tự động hoá theo Lịch trình
![Tạo lịch trình quét Phiếu thu]


## Section 2: Cấu hình Rẽ nhánh và Cập nhật


1. Thêm hành động Rẽ nhánh (Branching)
![Cấu hình Branching]
* Chọn mục tiêu Rẽ nhánh tới: Đầu việc được liên kết.
* Điều kiện lọc: Chỉ định loại Đầu việc là "Khách hàng".

2. Thêm hành động Cập nhật Trường (bên trong nhánh)
* Hành động này sẽ tác động trực tiếp lên hồ sơ Khách hàng đang được rẽ nhánh tới.

3. Điền giá trị ID Phiếu thu
![Cập nhật trường Phiếu thu]
* Tại Trường Chọn Đầu việc (chứa Phiếu thu), sử dụng biến hệ thống `$trigger.key` (đại diện cho ID của Phiếu thu đang kích hoạt luồng) để điền vào. Lưu lại và kích hoạt luồng.
* Lưu ý: Chọn chế độ bổ sung thay vì ghi đè để tránh xóa mất Phiếu thu đã được điền vào trước đó

Cách 2: Quét Khách hàng & Luân chuyển dữ liệu qua Webhook (Nâng cao)

Dành cho trường hợp: Cần bóc tách, xử lý thêm logic phức tạp giữa các Mảng việc hoặc người thiết lập quen với tư duy sử dụng webhook.

Phương pháp này dùng 2 luồng tự động hoá:

1. Luồng Gửi: Chạy lịch trình tại Khách hàng, dùng hành động Rẽ nhánh (Branching) tới các Phiếu thu liên kết, sau đó bắn Webhook mang theo "Mã Khách hàng" và "Mã Phiếu thu" ($trigger.key và $current.key)

2. Luồng Nhận: Hứng Webhook, dùng UQL để tìm lại hồ sơ Khách hàng dựa trên mã nhận được, cuối cùng cập nhật "Bổ sung" Mã Phiếu thu vào Trường Chọn Đầu việc.

# Thiết lập luồng Webhook nội bộ (Cách 2)
Dùng 2 luồng tự động hoá giao tiếp với nhau qua Webhook.

## Section 1: Luồng Nhận dữ liệu (Auto 2)
! Important: Bạn cần tạo luồng Nhận trước để lấy được URL Webhook cung cấp cho luồng Gửi.

1. Tạo Tự động hoá tại Mảng việc Khách hàng

* Chọn Trigger là "Nhận Webhook". Copy đường link URL hệ thống cung cấp.

2. Thêm hành động Tìm kiếm (UQL)
* Áp dụng hành động với Đối tượng có Object key = key trong webhook gửi đến để hệ thống định vị chính xác hồ sơ Khách hàng.

3. Thêm hành động Cập nhật Trường

* Chọn Trường Chọn Đầu việc (Phiếu thu), chế độ "Bổ sung" (Append) và truyền biến `{$trigger.input.mã_phiếu_thu}` vào.

## Section 2: Luồng Gửi dữ liệu (Auto 1)
* Tip: Luồng này sẽ chạy như một cỗ máy quét để đẩy dữ liệu sang Auto 2.

1. Tạo Lịch trình tại Khách hàng và Rẽ nhánh
* Tạo Tự động hoá Lịch trình quét toàn bộ Khách hàng. Thêm hành động Rẽ nhánh (Branching) tới các Phiếu thu liên kết.

2. Thêm hành động Gửi Webhook (bên trong nhánh)

* Dán URL vừa copy ở Auto 2 vào. Cấu hình Body (JSON) gửi đi 2 trường: `"mã_khách_hàng": "$trigger.key"` và `"mã_phiếu_thu": "$current.key"`.

Cách 3: Xử lý qua Spreadsheet & Webhook

Dành cho trường hợp: Dữ liệu có điểm chung (như Số điện thoại).

1. Xuất danh sách 2 đầu việc (🧊 Khách hàng và 🧊 Phiếu thu) ra Google Sheet.

2. Dùng hàm VLOOKUP ghép Mã Phiếu thu vào với Khách hàng thông qua trường số điện thoại trung gian

3. Dùng Google Apps Script (hoặc công cụ trung gian như Make/N8n) để thiết lập luồng quét từng dòng trên Sheet và bắn Webhook về nền tảng Luklak (gửi kèm Số điện thoại và Mã Phiếu thu).

4. Trên Luklak, tạo một Tự động hoá với Trigger "Nhận Webhook". Sử dụng UQL để dò tìm đúng Khách hàng tương ứng đó và cập nhật Mã Phiếu thu vào trường tương ứng.

# Thiết lập luồng từ Spreadsheet (Cách 3)
Đẩy dữ liệu từ bảng tính bên ngoài vào Luklak thông qua N8n/Appscript

## Section 1: Chuẩn bị dữ liệu ngoại tuyến
! Important: Dữ liệu Khách hàng và Phiếu thu cần có 1 trường có chung giá trị để ghép nối (Ví dụ: Số điện thoại).

1. Xử lý file Spreadsheet

* Dùng VLOOKUP ghép nối dữ liệu sao cho bạn có 1 bảng gồm 2 cột: "Số điện thoại Khách hàng" và "Mã Phiếu thu" (ID của phiếu trên Luklak).

2. Thiết lập N8n/Appscript (Công cụ trung gian)
* Tạo một kịch bản đọc từng dòng của Spreadsheet và dùng HTTP Request để bắn một lệnh POST (Webhook) mang theo `mã_khách_hàng` và `mã phiếu thu`.

## Section 2: Hứng dữ liệu tại Luklak
* Tip: Quá trình này tương tự như Auto 2 của Cách 2, nhưng ta dò tìm bằng Số điện thoại.

1. Tạo Tự động hoá nhận Webhook

* Lấy URL Webhook dán vào cấu hình HTTP Request của N8n/Appscript ở bước trên.

2. Tìm kiếm (UQL) và Cập nhật
* Chọn thực hiện hành động với issue có issuekey (Khách hàng) ở webhook gửi đến
* Thêm hành động Cập nhật Trường Chọn Đầu việc (Phiếu thu) bằng biến `{$trigger.input.mã_phiếu_thu}` với chế độ "Bổ sung" (Append).