Quy tắc chấm công

1. Tổng quan

Quy tắc chấm công (Attendance rule) cho phép Doanh nghiệp thiết lập và quản lý các điều kiện chấm công phù hợp với chính sách của tổ chức. Hệ thống hỗ trợ các quy định về thời gian làm việc cũng như các yêu cầu, quy định khi chấm công

2. Thiết lập & Quản lý

Người dùng cần có quyền mới có thể thiết lập các Quy tắc, xem chi tiết 📚

2.1. Tạo mới Quy tắc

Tại màn hình Danh sách các Quy tắc chấm công, click icon để mở giao diện tạo mới quy tắc

Nhập thông tin cơ bản

Nhập thông tin về Tên, Mô tả cho Quy tắc giúp dễ dàng xác định, phân biệt

Lưu ý: Tên quy tắc phải là duy nhất, không được trùng với các quy tắc đã có để tránh nhầm lẫn.

Chọn Nhân sự áp dụng

Chọn icon để mở ra danh sách người dùng và nhóm trong Doanh nghiệp

Từ đó chọn các nhân sự cho quy tắc

• Áp dụng cho: Là những cá nhân hoặc nhóm được chọn sẽ chấm công theo Quy tắc này

• Loại trừ: không áp dụng với những cá nhân hoặc nhóm được chọn dù đang nằm trong danh sách được áp dụng ở trên

Lưu ý:

• Một người dùng, nhóm có thể thuộc nhiều Quy tắc chấm công khác nhau

• Loại trừ dùng trong trường hợp bạn chọn cả một nhóm lớn nhưng muốn loại riêng một vài người không cần chấm công, mà không phải tạo nhóm mới.

Chọn Lịch làm việc

Chọn một Lịch làm việc hiện có trong Doanh nghiệp hoặc có thể tạo một lịch mới để xác định thời gian làm việc cho quy tắc. Nhân viên phải chấm công theo thời gian tùy chỉnh ở lịch.

Chọn Địa điểm

Chọn một Địa điểm hiện có trong Doanh nghiệp hoặc tạo một địa điểm mới để xác định các yêu cầu, điều kiện khi chấm công cho quy tắc. Nhân viên phải đáp ứng đủ các điều kiện đó mới có thể chấm công

Tùy chỉnh khác

Doanh nghiệp có thể yêu cầu nhân sự phải giải trình cho các lý do chấm công bất thường bằng việc bật tính năng Giải trình bất thường.

Gợi ý 💡:

Khi bật Giải trình bất thường, Doanh nghiệp nên tạo sẵn các Mảng việc với các Loại mục để quản lý về thời gian, chấm công của nhân sự -> Tạo thành quy chuẩn vận hành cho việc quản lý thời gian, chấm công cho nội bộ doanh nghiệp

2.2. Nhân bản Quy tắc

Chọn -> ở quy tắc bất kỳ để nhân bản quy tắc này

Gợi ý 💡:

Nhân bản quy tắc dựa trên một quy tắc đã có mà không cần nhập lại toàn bộ thông tin, hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều Quy tắc chấm công tương tự nhau nhưng áp dụng cho các nhóm nhân sự hoặc điều kiện khác nhau

2.3. Bật, tắt quy tắc

Trong quá trình vận hành, bạn có thể cần bật hoặc tắt quy tắc chấm công để kiểm soát việc áp dụng các chính sách chấm công theo từng giai đoạn.

Switch qua lại icon để bật / tắt quy tắc

Nếu trong ngày đang có nhân sự chấm công theo Quy tắc, khi tắt đi nhân sự đó sẽ không thể chấm công tiếp theo rule của ngày hôm đó

2.4. Sửa quy tắc

Người dùng có thể sửa đổi lại Quy tắc chấm công trong quá trình sử dụng để phù hợp với chính sách, quy định của Doanh nghiệp

Lưu ý:

• Khi thay đổi Nhân sự áp dụng: Nếu trong ngày đang có nhân sự chấm công theo Quy tắc, khi bị loại ra khỏi Quy tắc sẽ không thể chấm công tiếp theo quy tắc đó

• Khi thay đổi Lịch làm việc, Địa điểm làm việc: Nếu trong ngày hôm đó đã có dữ liệu chấm công của nhân sự, kết quả chấm công có thể bị sai lệch

2.5. Xóa quy tắc

Chọn -> để thực hiện việc xóa quy tắc

Việc xóa quy tắc có thể ảnh hưởng đến dữ liệu chấm công của nhân sự, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi thực hiện.

3. Hạng thành viên

Mỗi Quy tắc chấm công được tạo ra trên Luklak đều có Hạng thành viên (Object membership) riêng, giúp dễ dàng, linh hoạt trong việc phân quyền cho các thành viên khác vào quản lý, thiết lập các quy tắc

Có bypass đối với Hạng thành viên của doanh nghiệp (Business membership), xem chi tiết tại đây 📚

Chọn -> ở mỗi quy tắc để mở giao diện Hạng thành viên cho Quy tắc

Chọn Người, Nhóm hay Thành viên tổ chức để gán cho họ quyền đối với quy tắc

• Người tạo ra quy tắc sẽ mặc định là Quản trị của quy tắc đó

• Hạng thành viên Quản lý sẽ không thể gán người vào Quản trị hay Quản lý của quy tắc

Xem thông tin về quyền của các Hạng thành viên tại đây.

💡 FAQs

Một nhân sự có thể chấm công theo nhiều Quy tắc không?

👉 Có, nhân sự có thể chấm công thoải mái theo các Quy tắc chấm công áp dụng cho họ

Làm sao để thiết lập Quy tắc không có yêu cầu gì về Địa điểm khi chấm công?

👉 Ở phần chọn Địa điểm, chọn Địa điểm không có thiết lập nào về GPS, Wi-Fi (MAC address) và IP address